SPÉCIALISTE EN PROCÉDÉS ADMINISTRATIFS - SERVICE DU BUDGET - POSTES TC À COMBLER - Jobs in Joliette, QC

Job Description

Sous l’autorité du chef du service du budget, le spécialiste en procédés administratifs réalise les mandats relatifs à l’ensemble des activités de gestion des secteurs des ressources financières. Il exerce son leadership dans un contexte de transformation et d’amélioration continue en fonction des orientations ministérielles et des résultats attendus.Il est appelé à jouer un rôle majeur dans le soutien à la transformation, à la planification, à la coordination et au développement de différents projets des directions sous sa responsabilité dans une approche de partenaires d’affaires. Il peut être amené également à participer aux travaux de financement à l’activité en collaboration avec les directions concernées. Il assume des fonctions vis-à-vis l’intégration et la présentation des données financières et opérationnelles produites. Il assume également des fonctions au niveau de la qualité des données. Il peut agir comme personne-ressource et formateur auprès des gestionnaires/professionnels dans le suivi budgétaire et dans l’analyse de la performance financière et opérationnelle. Il assume un rôle de service-conseil, de soutien et d’expertise fonctionnelle auprès des directions sous sa responsabilité.Il soutient le chef du service du budget pour l’ensemble des secteurs d’activités dédiés aux ressources financières :

• une gestion efficace et efficiente de l’ensemble des ressources, soit les ressources humaines, matérielles, financières et informationnelles;
• la communication d’une vision intégrée et la circulation de l’information entre les secteurs en vue d’éviter une gestion en silos;
• l’actualisation des stratégies favorisant la collaboration nécessaire avec les différents partenaires internes et externes.

Responsabilités :Révision des processus

• Coordonner et accompagner le gestionnaire dans la réalisation des projets d’harmonisation des pratiques et autres initiatives d’optimisation.
• Collaborer à l’implantation d’une vision stratégique intégrée de la gestion et du suivi budgétaire.
• Animer ou participer et assurer les suivis des rencontres avec les différents intervenants responsables de la réalisation des plans d’action qui découlent des analyses ou des travaux exécutés.
• Guider le gestionnaire dans le respect des échéanciers, la mesure des résultats, le réalignement des objectifs lorsque requis et le suivi du plan d’action.
• Supporter le gestionnaire dans le développement et la mise en œuvre d’un plan de gestion de changement.
• Faire rapport régulièrement aux gestionnaires concernés de l’état de l’avancement des travaux et proposer les ajustements requis s’il y a lieu pour assurer l’atteinte des objectifs fixés.
• Fournir les expertises techniques (outils d’amélioration) requises sur une base ad hoc pour son service.
• Supporter la définition des objectifs, des résultats et des indicateurs de mesures en matière de performance administrative.
• Participer aux travaux de financement à l’activité et à divers projets d’optimisation.
• Développer et mettre en œuvre des stratégies de transferts de connaissances en matière d’amélioration continue.

Opérations budgétaires

• Participer à la préparation budgétaire en supportant les gestionnaires des secteurs d’activités sous sa responsabilité.
• Analyser les résultats financiers du fonds d’exploitation, assurer le suivi budgétaire et produire les analyses financières requises pour les secteurs d’activités sous sa responsabilité.
• Soutenir et accompagner les gestionnaires des secteurs sous sa responsabilité dans la gestion des ressources financières.
• Participer à la diffusion de la formation aux gestionnaires pour le suivi budgétaire.
• Collaborer à la production des rapports financiers périodiques et annuels.
• S’assurer du suivi des financements confirmés à l’établissement ainsi que de l’enveloppe régionale des crédits.
• Produire les redditions de comptes liées à ses secteurs d’activités.

• Effectuer toutes autres tâches connexes nécessitées par ses fonctions Exigences : • Titulaire d’un baccalauréat en administration des affaires, option finances ou autre discipline pertinente à la fonction;

• Avoir une expérience de deux (2) ans dans des fonctions similaires et dans un service comparable, de préférence dans un établissement de la santé et des services sociaux.
• Réussir un test sur Excel avancé (70%).

Compétences recherchées

• Leadership mobilisateur et dynamisme
• Maturité professionnelle et autonomie
• Innovation et amélioration continue de la qualité
• Gestion des partenariats
• Gestion de l’ambiguïté et des paradoxes
• Gestion orientée vers la clientèle
• Orientation vers les résultats
• Gestion du changement
• Capacité à prendre des décisions en situations complexes
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Habiletés en communication orale et écrite
• Sens aiguisé de l’organisation et de la rigueur
• Capacité au travail d’équipe
• Valeurs basées sur la cohérence, le respect, l’ouverture, l’intégrité, la responsabilité, l’imputabilité, la transparence, l’engagement et la loyauté

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