Adjoint administratif aux projets de construction | Construction Project Ad - Jobs in Kirkland, QC

Job Description

Adjoint administratif aux projets de construction | Construction Project Administrative AssistantBroccolini est une entreprise familiale et un fournisseur unique de services en construction, en développement et en immobilier. Notre entreprise dessert, au Canada, les marchés industriels, commerciaux et résidentiels. Broccolini est reconnu pour la qualité de son travail, ses technologies innovatrices, sa franche collaboration et ses normes de qualité exceptionnelles. Nous sommes présentement à la recherche dun adjoint administratif aux projets de construction. Venez rejoindre lequipe!DESCRIPTIONLe titulaire du poste fera partie intégrante de léquipe de projet et aura comme fonctions dassurer tout le support administratif, de coordonner les procédures et de voir à la conformité des documents relatifs au projet de construction. En collaboration avec léquipe de projet, le candidat sassurera de livrer un travail de qualité, dans les délais prescrits. Venez faire partie de notre équipe en pleine croissance et profitez dun environnement stimulant qui permet de vous réaliser projet après projet.RESPONSABILITÉS

• Coordonner les activités administratives relatives à la gestion de projet de construction (comptes-rendus de réunions, émission des bons de commandes, notes de changement, etc.)
• Effectuer les suivis des ordres de changement et des directives en collaboration avec les membres de léquipe de projet
• Ouverture et classement des documents de construction
• Saisir des données comptables pour fins de facturation
• Gérer et organiser les réunions de l’équipe de projet
• Gérer les documents de fin de projet
• Préparer et compiler les factures des fournisseurs et d’autres documents requis pour approbation et traitement
• Jumeler les factures aux bordereaux d’expédition
• Communiquer avec les sous-traitants ou le client concernant les documents de facturation et les paiements
• Assurer la liaison avec l’équipe de la comptabilité au siège social

QUALIFICATIONS

• Détenteur dun diplôme en administration, en secrétariat, techniques de bureautique ou autre
• Un minimum de 3 ans dexpérience dans un poste similaire, dans le domaine de la construction
• Expérience/très bonnes connaissances et aptitudes en comptabilité
• Bilingue (français, anglais); niveau avancé du français exigé
• Excellente maîtrise des logiciels MS Office; très à l’aise dans l’utilisation de tous types de logiciels
• Grande capacité de travail déquipe et du respect des échéanciers
• Bonnes capacités de gestion du temps et des priorités, sens de lorganisation élevé
• Capacité à travailler dans un milieu dynamique, à un rythme rapide
• Organisé, minutieux, et avoir l’esprit d’initiative

Broccolini est une entreprise en pleine croissance qui offre une approche multi-marchée, un environnement de travail dynamique, un programme de rémunération concurrentiel et d’excellents avantages sociaux incluant :

• Plan dassurance groupe (3 options de plans)
• Service de télémédecine (accès à un infirmier ou un docteur 24/7)
• Programme daide aux employés
• Programme de formation et développement professionnel
• Programme de mentorat

• Horaire de travail hybride (à distance et sur place au centre-ville de Montréal).
• Un comité social actif
• Nombreuses places de stationnement gratuit
• Café, espresso et thé gratuit

Le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but dalléger le texte._Broccolini remercie tous les candidats intéressés, mais seules les personnes retenues seront contactées.__Broccolini est un employeur offrant légalité des opportunités et nous nous engageons à créer un environnement diversifié et inclusif. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur la race, la religion, la couleur, lorigine nationale, le sexe, lorientation sexuelle, lâge, létat civil, le handicap ou le statut de vétéran. Des aménagements pour les candidats handicapés sont disponibles sur demande à toutes les étapes du processus de recrutement._-Broccolini is a family-owned, single-source provider of construction, development and real-estate services. Our company caters to the industrial, commercial and residential markets in Canada. Recognized for our quality workmanship, innovative technology, open collaboration, and exceptional standards, we offer a one-stop approach to the planning, development and construction of remarkable buildings. We are currently seeking a Construction Project Administrative Assistant to join our Montreal. Come join the team!DESCRIPTIONThe incumbent will be a part of the project team and will be responsible to provide administrative support, coordinate procedures and ensure all documents related to the construction project are compliant. In collaboration with the project team, the incumbent will ensure to deliver quality work, on time. Be part of our team and enjoy a dynamic environment that will enable you to grow with every project!RESPONSIBILITIES

• Coordinate the administrative functions of the construction department (Taking meeting minutes, issuing purchase orders, change directives, etc.)
• Oversee change orders and requests for bids in collaboration with the project team members
• Create and organize construction documents
• Enter accounting data for billing purposes
• Manage Project Manager’s calendar for the organization and coordination of team meetings
• Manage project close out documents
• Prepare and compile supplier invoices and other documents necessary for approval and processing.

• Match invoices to packing slips
• Communicate with subcontractors or the client regarding billing documents and payments
• Liaise with the Accounting team at head office

QUALIFICATIONS

• Diploma in Administration, Secretarial, or similar discipline
• Minimum of 3 years’ experience in similar position, construction industry experience an asset
• Experience/very good understanding of accounting functions
• Bilingual (French and English); advanced level of French required
• Excellent knowledge of MS Office software; Tech-savvy with various computer software’s
• Strong teamwork abilities and ability to manage scheduling
• Ability to work within tight deadlines, strong time management skills and ability to prioritize in a dynamic and fast pace working environment
• Organized, meticulous and carries a team spirit

This role will be working on the project site.Broccolini is a fast-growing company that offers a multi-market approach, a dynamic working environment, a competitive compensation program and excellent benefits such as:

• Group Insurance Plan (three plans to choose from)
• Telemedicine (24/7 access to a nurse or doctor)
• Employee Assistance Program
• Professional Training & Development Program
• Mentorship Program

• Hybrid work schedule (remote and onsite at downtown Montreal location)
• An active social & wellness committee (meditation sessions, virtual workouts, wellness challenges)
• Ample free parking
• Free espresso, coffee & tea

Broccolini thanks all interested applicants, however only those under consideration will be contacted._Broccolini is an equal opportunity employer and we are committed to creating a diverse and inclusive environment. We do not discriminate on the basis of race, religion, colour, national origin, gender, sexual orientation, age, marital status, disability status or veteran status. Accommodations for applicants with disabilities are available at all stages of the recruitment process upon request._Type demploi : Temps PleinQuick Apply

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