Adjoint(e) administratif(ive) immobilier | Real Estate Administrative Assis - Jobs in Kirkland, QC

Job Description

Adjoint(e) administratif(ive) immobilier | Real Estate Administrative AssistantBroccolini est une entreprise familiale et un fournisseur unique de services en construction, en développement et en immobilier. Notre entreprise dessert, au Canada, les marchés industriels, commerciaux et résidentiels. Broccolini est reconnu pour la qualité de son travail, ses technologies innovatrices, sa franche collaboration et ses normes de qualité exceptionnelles.L’Adjoint(e) administratif(ve) en immobilier sera responsable d’assister l’équipe du développement immobilier avec des tâches de soutien administratif, y compris la communication avec les fournisseurs et les clients, et la gestion des documents. Ce poste offrira du soutien à deux membres de l’équipe tout au long du cycle d’un projet de développement immobilier du début jusqu’à la livraison finale.RESPONSABILITÉS:

• Maintenir le système de classement électronique et papier pour tous les documents de projet, y compris les contrats et la facturation
• Créer et maintenir les cartables de projet
• Faire suivi avec des clients internes et externes par courriel et par téléphone
• Recueillir des informations et assurer être liaison avec les clients internes et externes pour des tâches administratifs
• Répondre aux courriels de clients internes et externes sur l’état des dossiers et des paiements
• Faire un suivi avec les fournisseurs pour des échantillons
• Coordonner les réunions internes et externes
• Gérer et maintenir diverses listes de données
• Créer des résumés de rapports hebdomadaires et mensuels
• Fournir du soutien à la facturation
• Commander des échantillons de matériaux
• Assister léquipe avec des projets spéciaux, par exemple, la mise en place de bureaux temporaires pour un nouveau projet de développement, y compris la commande de matériaux et de meubles
• Coordonner le recueil et la distribution de documentation
• Aider à organiser des événements pour le groupe immobilier
• Toute autre tâche administratives requises par l’équipe

QUALIFICATIONS:

• Un minimum de 3 ans d’expérience en soutien administratif, idéalement dans un environnement de développement immobilier ou de construction
• Organisé(e), minutieux(se), et avoir l’esprit d’initiative
• Capacité de travailler avec un minimum de supervision
• Maîtrise de MS Office

• Solides compétences en service à la clientèle et en communication

• Bilingue, français et anglais

Broccolini est une entreprise en pleine croissance qui offre une approche multi-marchée, un environnement de travail dynamique, un programme de rémunération concurrentiel et d’excellents avantages sociaux incluant :

• Plan dassurance groupe (3 options de plans)
• Service de télémédecine (accès à un infirmier ou un docteur 24/7)
• Programme daide aux employés
• Programme de formation et développement professionnel
• Programme de mentorat

• Un comité social actif
• Nombreuses places de stationnement gratuit
• Café, espresso et thé gratuit

Le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but dalléger le texte._Broccolini remercie tous les candidats intéressés, mais seules les personnes retenues seront contactées.__Broccolini est un employeur offrant légalité des opportunités et nous nous engageons à créer un environnement diversifié et inclusif. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur la race, la religion, la couleur, lorigine nationale, le sexe, lorientation sexuelle, lâge, létat civil, le handicap ou le statut de vétéran. Des aménagements pour les candidats handicapés sont disponibles sur demande à toutes les étapes du processus de recrutement._-Broccolini is a family-owned, single-source provider of construction, development and real-estate services. Our company caters to the industrial, commercial and residential markets in Canada. Recognized for our quality workmanship, innovative technology, open collaboration, and exceptional standards, we offer a one-stop approach to the planning, development and construction of remarkable buildings.The Real Estate Administrative Assistant will be responsible for assisting the Residential Real Estate Development team with administrative support tasks including communicating with suppliers and clients, and document management. This position will provide support to two team members throughout the full cycle of a real estate development project from the start up to the final delivery.*RESPONSIBILITIES: *

• Maintain paper and electronic filing system for all project documents including contracts and billing
• Create and maintain project binders
• Follow up with internal and external clients by email and telephone
• Gather information and liaise with internal and external clients for drafting communications
• Respond to emails from internal and external clients on status of files and payments
• Follow up with suppliers for samples
• Coordinate internal and external meetings
• Manage and maintain various data lists (parking, lockers, notary dates, occupancy dates, etc.)
• Create weekly and monthly report summaries
• Assist with invoice coding
• Order samples of materials
• Assist with special projects, for example, setting-up temporary offices for projects, including ordering supplies and furniture
• Coordinate and distribute due diligence items and documentation
• Assist in organizing real-estate events
• All other administrative tasks required by the team

QUALIFICATIONS:

• Minimum 3 years of experience in administrative support ideally in a real estate development or construction environment
• Organized, strong attention to detail and a self-starter.
• Ability to work with minimal supervision
• Proficient in MS Office
• Strong proficiency in data management
• Strong customer service and communication skills
• Bilingual, French and English

Broccolini is a fast-growing company that offers a multi-market approach, a dynamic working environment, a competitive compensation program and excellent benefits such as:

• Group Insurance Plan (three plans to choose from)
• Telemedicine (24/7 access to a nurse or doctor)
• Employee Assistance Program
• Professional Training & Development Program
• Mentorship Program

• An active social & wellness committee (meditation sessions, virtual workouts, wellness challenges)
• Ample free parking
• Free espresso, coffee & tea

Broccolini thanks all interested applicants, however only those under consideration will be contacted._Broccolini is an equal opportunity employer and we are committed to creating a diverse and inclusive environment. We do not discriminate on the basis of race, religion, colour, national origin, gender, sexual orientation, age, marital status, disability status or veteran status. Accommodations for applicants with disabilities are available at all stages of the recruitment process upon request._Type demploi : Temps PleinQuick Apply

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