Assistant(e) de Direction / Executive Assistant - Jobs in Kirkland, QC

Job Description

Broccolini est une entreprise familiale, fournisseur unique de services de construction, de développement et dimmobilier. Notre entreprise sadresse aux marchés industriel, commercial et résidentiel du Canada. Reconnus pour la qualité de notre travail, notre technologie innovatrice, notre collaboration ouverte et nos normes exceptionnelles, nous offrons une approche à guichet unique pour la planification, le développement et la construction de bâtiments remarquables. Nous sommes actuellement à la recherche dun(e) assistant(e) de direction.DescriptionLassistant(e) de direction sera le bras droit du chef des opérations tout en gérant efficacement un emploi du temps chargé. Lassistant(e) de direction assure la liaison avec les membres du personnel interne à tous les niveaux et avec les parties prenantes externes pour garantir le bon déroulement des opérations quotidiennes.ResponsabilitésCommunications - Emails + Correspondance,

• Gestion, organisation et hiérarchisation des courriels. Responsable de la transmission de toutes les informations pertinentes sur les réunions du COO
• Répondre au nom du COO - par courriel, en personne, au téléphone
• Rédiger des correspondances et préparer des présentations
• Coordonner toutes les communications, y compris lassemblage du contenu graphique pour les assemblées générales de lentreprise et autres réunions.
• Filtrer et diriger les demandes commerciales entrantes
• Imprimer certains courriels ou dessins

Calendrier

• Gestion du calendrier
• Sassurer que le directeur de lexploitation a du temps entre les réunions et que le calendrier utilise efficacement le temps du COO de lexploitation.
• Organiser des conférences téléphoniques, des réunions et des appels MS Teams/Zoom avec des clients internes et externes, des partenaires, etc.
• Coordonner et organiser des événements dentreprise sur site et hors site (retraites annuelles, assemblées générales, etc.).
• Planifier les examens trimestriels pour les rapports directs
• Coordonner les besoins en matière de voyages daffaires et/ou mettre à jour le calendrier en conséquence (vols, hôtels, lieux de réunion et réservations).

Rapports

• Produire, compiler et assurer le suivi des rapports, des dossiers, des budgets et dautres documents, selon les besoins.
• Obtenir et organiser les rapports mensuels
• Aider à préparer des présentations
• Rechercher des projets de temps en temps

Qualifications

• Études postsecondaires dans un domaine pertinent
• Minimum de 5 ans dexpérience dans un rôle similaire
• Solides compétences en communication - écrite et orale (anglais, français)
• Compétences informatiques avancées (MS Office, PDF Exchange Viewer, MS Teams,)
• Expérience dans lexercice de la discrétion et de la confidentialité des informations sensibles de lentreprise et des clients.
• Excellent sens de lorganisation et capacité à penser de manière proactive et à établir des priorités dans le travail.
• Collaborateur, méthodique, diligent, autonome, méticuleux, professionnel, plein de tact et discret.

Broccolini est une entreprise à croissance rapide qui offre une approche multi-marché, un environnement de travail dynamique, un programme de rémunération compétitif et dexcellents avantages sociaux tels que :

• Régime dassurance collective (trois régimes au choix).
• Télémédecine (accès 24/7 à une infirmière ou un médecin)
• Programme daide aux employés
• Programme de formation et de développement professionnel
• Programme de mentorat
• Chef cuisinier sur place - Programme de repas sains à un coût très raisonnable
• Un comité social et de bien-être actif (séances de méditation, séances dentraînement virtuelles, défis de bien-être).
• Un grand parking gratuit
• Expresso, café et thé gratuits
• Entraîneur personnel sur place

Broccolini remercie tous les candidats intéressés, mais seules les personnes retenues seront contactées.Broccolini est un employeur offrant légalité des opportunités et nous nous engageons à créer un environnement diversifié et inclusif. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur la race, la religion, la couleur, lorigine nationale, le sexe, lorientation sexuelle, lâge, létat civil, le handicap ou le statut de vétéran. Des aménagements pour les candidats handicapés sont disponibles sur demande à toutes les étapes du processus de recrutement.-Broccolini is a family-owned, single-source provider of construction, development and real-estate services. Our company caters to the industrial, commercial and residential markets in Canada. Recognized for our quality workmanship, innovative technology, open collaboration, and exceptional standards, we offer a one-stop approach to the planning, development and construction of remarkable buildings. We are currently looking for an Executive Assistant.DescriptionThe Executive Assistant will act as the right hand to the Chief Operating Officer while effectively managing a demanding schedule. The Executive Assistant liaises with internal staff members at all levels and with external stakeholders to ensure the smooth running of the day-to-day operations.ResponsibilitiesCommunications - Emails + Correspondence,

• Email management, organization and prioritization. Responsible for relaying all pertinent meeting information back to COO
• Responding on COO’s behalf – via email, in person, phone
• Draft correspondences and prepare presentations
• Coordinate all communications, including assembling graphical content for company townhalls and other meetings
• Screen and direct incoming business inquiries
• Print certain emails or drawings

Scheduling

• Calendar management
• Ensuring COO has time in between meetings, and calendar is effective use of COO’s time
• Set up conference calls, meetings, and MS Teams/Zoom calls with internal and external clients, partners, etc.
• Coordinate and organize on and off-site corporate events (annual retreats, townhalls, etc.)
• Schedule quarterly reviews for direct reports
• Coordinate business travel needs and/or update calendar accordingly (flights, hotels, meeting locations, and reservations)

Reporting

• Produce, compile and follow-up on reports, files, budgets, and other documents as required
• Obtain and organize monthly reports
• Assist in preparing presentations
• Research projects from time to time

Qualifications

• Post-secondary education in a relevant field
• Minimum of 5 years of experience in a similar role
• Strong communication skills – Written & Oral (English, French)
• Advanced computer skills (MS Office, PDF Exchange Viewer, MS Teams,)
• Experience exercising discretion and confidentiality with sensitive company and client information
• Excellent organizational skills with an ability to think proactively and prioritize work
• Collaborative, methodical, diligent, autonomous, meticulous, professional, tactful, and discreet

Broccolini is a fast-growing company that offers a multi-market approach, a dynamic working environment, a competitive compensation program and excellent benefits such as:

• Group Insurance Plan (three plans to choose from)
• Telemedicine (24/7 access to a nurse or doctor)
• Employee Assistance Program
• Professional Training & Development Program
• Mentorship Program
• On-site chef’s - Healthy lunch program at a very reasonable cost
• An active social & wellness committee (meditation sessions, virtual workouts, wellness challenges)
• Ample free parking
• Free espresso, coffee & tea
• On site Personal Trainer

Broccolini thanks all interested applicants, however only those under consideration will be contacted.Broccolini is an equal opportunity employer and we are committed to creating a diverse and inclusive environment. We do not discriminate on the basis of race, religion, colour, national origin, gender, sexual orientation, age, marital status, disability status or veteran status. Accommodations for applicants with disabilities are available at all stages of the recruitment process upon request.Type demploi : Temps PleinQuick Apply

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