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REPRÉSENTANT(E) DE L’ACCUEIL - Jobs in Montréal

MSC - Mediterranean Shipping Company
Job LocationMontréal
EducationNot Mentioned
SalaryNot Mentioned
IndustryNot Mentioned
Functional AreaNot Mentioned
Job TypeContract

Job Description

Description du posteLe ou la représentant(e) de l’accueil accompagne et soutient l’équipe d’accueil dans ses tâches quotidiennes. En tant que telle, cette personne est compétente dans toutes les tâches de réception et les tâches administratives. Elle est le principal point de contact pour tous les besoins administratifs au sein de MSC Canada.Principales responsabilités

  • Travaille en coordination avec la gestion des édifices pour assurer le bon fonctionnement de toutes les installations des édifices, assure le fonctionnement efficace quotidien des espaces de bureau, y compris les salons du personnel, les déménagements des bureaux des services, les salles de réunion, l’entretien des édifices, les livraisons et le stockage.
  • Collabore avec l’équipe de Montréal à la planification, à la coordination et à l’organisation des événements à l’échelle de la société et à l’externe.
  • Vérifie et commande les fournitures de bureau, du personnel et des salons, et supervise les réservations de salles de conférence ainsi que la gestion dans 8x8 et Microsoft Teams.
  • Fournit des cartes d’accès et des téléphones mobiles aux nouveaux membres du personnel, supervise les changements administratifs concernant le personnel, tels que les installations, les congés et les licenciements.
  • Compile et organise avec exactitude des données provenant de différentes sources, en veillant à ce que toutes les mesures soient à jour et formatées correctement dans les tableurs Excel en vue de leur examen par la direction.
  • Applique des formules, des tableaux croisés dynamiques, des recherches à l’aide de la fonction RECHERCHEV et une mise en forme conditionnelle afin d’analyser les données et de créer des rapports complets au soutien des processus décisionnels au sein de l’organisation.
  • Vérifie et compare régulièrement les renseignements dans les rapports Excel avec les données sources, en corrigeant rapidement les irrégularités afin de maintenir le plus haut degré d’exactitude et de fiabilité dans tous les rapports.
  • Planifie, organise et supervise les projets liés au bureau, y compris les rapports administratifs mensuels relatifs aux dépenses, les réservations de salles de conférence, les actifs de la société et les appels de service. 
  • Fait diverses courses au besoin (ramassage de fournitures, locations événementielles, achats, etc.).
  • Accomplit des tâches supplémentaires attribuées par la direction pour répondre aux besoins administratifs. 

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